La fiche synthétique de copropriété est un document annuel établi par le syndic. Elle rassemble l’identité de l’immeuble, son organisation, ses équipements et ses données financières. Tout copropriétaire peut en demander communication, tandis qu’elle doit aussi figurer parmi les documents obligatoires transmis lors de la vente d’un lot.
En bref
- La fiche synthétique est prévue par l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965.
- Le syndic doit l’établir et l’actualiser à partir des données comptables et techniques de la copropriété.
- Un copropriétaire peut la demander par écrit et le syndic doit la communiquer dans le délai légal d’un mois.
- Le document reprend six rubriques fixées par le décret n° 2016-1822.
- Une fiche inexacte ou ancienne peut retarder une vente et révéler une discordance avec le registre national des copropriétés.
Le présent contenu porte sur les immeubles en copropriété à Paris et dans la petite couronne Ouest. Il n’examine pas un litige déjà engagé, l’interprétation d’une clause particulière du règlement de copropriété ni la responsabilité personnelle d’un syndic. Lorsqu’un délai contentieux court ou qu’une vente est bloquée, l’ADIL de Paris ou un avocat compétent en copropriété peut examiner les pièces du dossier.
Pourquoi le syndic doit-il établir une fiche synthétique de copropriété ?
La fiche synthétique n’est pas une brochure de présentation de l’immeuble. C’est une photographie administrative, technique et financière de la copropriété. Son rôle est de rendre immédiatement accessibles des informations qui figurent souvent dans des documents séparés : règlement de copropriété, procès-verbaux d’assemblée générale, annexes comptables, contrat du syndic et déclaration au registre national.
L’article 8-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, dans sa version en vigueur consultée le 24 mars 2026, impose au syndic d’établir cette fiche et de la mettre à disposition des copropriétaires. La règle concerne le syndic professionnel, le syndic bénévole et le syndic coopératif. La nature du mandat ne supprime donc pas cette obligation documentaire.
Le document a été instauré dans le cadre de la loi ALUR afin de rendre les données de l’immeuble plus lisibles. Cette finalité se voit particulièrement lors d’une vente. L’acquéreur d’un lot n’achète pas seulement un appartement ou une chambre de service. Il entre aussi dans un syndicat de copropriétaires, avec des charges de copropriété, des travaux éventuels, un fonds de travaux et des équipements communs à entretenir.
La fiche permet de vérifier rapidement la taille du syndicat, le nombre de lots d’habitation, l’existence d’un ascenseur, d’un chauffage collectif ou d’un gardien. Dans un immeuble ancien de Paris, ces éléments peuvent aider à comprendre la structure des dépenses sans toutefois remplacer la lecture des comptes. Une copropriété dotée d’un ascenseur et d’un chauffage collectif ne présente pas les mêmes postes de dépenses qu’un petit immeuble sans équipement collectif.
Le syndic ne peut pas se contenter de conserver une version ancienne dans ses archives. Les données financières doivent suivre les comptes approuvés par l’assemblée générale. Les données sur les impayés, les dettes fournisseurs ou le solde du fonds de travaux changent d’un exercice à l’autre. Une fiche établie avant l’approbation des comptes de l’exercice clos peut donc devenir rapidement inadaptée à une vente ou à une demande de copropriétaire.
La fiche ne remplace pas le règlement de copropriété. Le règlement fixe notamment la destination de l’immeuble, les parties communes et privatives, ainsi que les clés de répartition. L’état descriptif de division précise, lui, la désignation des lots et leurs tantièmes. La fiche synthétique signale des données générales ; elle ne tranche pas une difficulté sur un droit de jouissance, une cave, une toiture-terrasse ou un mur porteur.
La même distinction existe avec le plan de la copropriété. Un plan peut aider à situer un bâtiment, une cour ou une gaine technique, mais la fiche n’a pas vocation à contenir les plans détaillés de tous les niveaux. Pour un projet affectant une structure ou une partie commune, la lecture du règlement, de l’état descriptif de division et des résolutions d’assemblée générale reste nécessaire.
La fiche sert donc à contrôler une cohérence. Le numéro d’immatriculation doit correspondre au registre national. Les montants financiers doivent correspondre aux annexes votées. La date de désignation du syndic doit correspondre à la décision de l’assemblée. Lorsqu’un de ces éléments diverge, le document ne doit pas être traité comme une simple formalité.
Quelles informations obligatoires doivent apparaître dans la fiche synthétique ?
Le contenu de la fiche est encadré par le décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016, version en vigueur consultée le 24 mars 2026. Le texte ne laisse pas au syndic la liberté de choisir seulement les données les plus flatteuses ou les plus simples à retrouver. Il organise les informations en rubriques qui couvrent l’identité, l’organisation, la technique et les comptes du syndicat.
La première rubrique porte sur l’identification. Elle comprend notamment le nom d’usage de la copropriété, son adresse, son numéro d’immatriculation et la date du règlement de copropriété. Cette date ne permet pas à elle seule de savoir si le règlement a été modifié. Si une modification a été votée, il faut vérifier l’acte publié et les résolutions concernées. Une fiche peut signaler l’ancienneté du règlement, sans reproduire son contenu.
La deuxième rubrique identifie le syndic en exercice et indique la date de sa désignation. Cette indication a une portée concrète. Si le mandat affiché est arrivé à son terme et qu’aucune décision de renouvellement n’apparaît dans le procès-verbal, la situation exige une vérification immédiate. La durée et le renouvellement du mandat sont expliqués dans cette page sur le mandat du syndic et sa durée.
La troisième rubrique concerne l’organisation juridique. Elle précise notamment si le syndicat est principal ou secondaire, et si la copropriété a adopté une forme coopérative. Cette information compte dans les ensembles immobiliers comportant plusieurs bâtiments, des parkings communs ou des équipements gérés à une échelle distincte. Elle ne donne toutefois pas le détail des unions de syndicats ou des conventions particulières éventuellement applicables.
Les caractéristiques techniques forment une quatrième rubrique. Le document indique le nombre de lots, dont les lots à usage d’habitation, le nombre de bâtiments et la période de construction. Ces informations ne permettent pas d’évaluer l’état réel des canalisations, des planchers ou de la toiture. Elles donnent un cadre. Dans les immeubles anciens parisiens, un nombre élevé de petits lots peut avoir une incidence sur les convocations, la collecte des charges et l’organisation pratique des travaux.
Les équipements collectifs composent une cinquième rubrique. Le syndic renseigne notamment la présence d’un chauffage collectif et son énergie, ainsi que les ascenseurs. Un ascenseur indiqué sur la fiche ne signifie pas que l’appareil a fait l’objet de toutes les mises à niveau nécessaires. Le carnet d’entretien, les contrats et les décisions d’assemblée générale doivent compléter cette information.
| Rubrique réglementaire | Informations attendues | Document à rapprocher |
|---|---|---|
| Identification | Adresse, numéro d’immatriculation, date du règlement | Règlement de copropriété et registre national |
| Syndic | Identité et date de désignation | Procès-verbal d’assemblée générale |
| Organisation juridique | Syndicat principal, secondaire ou forme coopérative | Règlement et décisions collectives |
| Caractéristiques techniques | Lots, bâtiments, période de construction | État descriptif de division et plans |
| Équipements | Chauffage collectif, énergie, ascenseurs | Contrats et carnet d’entretien |
| Données financières | Charges, travaux, impayés, dettes, fonds de travaux | Annexes comptables approuvées |
La sixième rubrique est souvent celle qui appelle la lecture la plus attentive. Elle rassemble les charges de copropriété de l’exercice clos, les dépenses de travaux, les sommes impayées, les dettes fournisseurs, le fonds de travaux et les informations relatives aux salariés du syndicat. Ces chiffres ne permettent pas d’affirmer qu’une copropriété est « saine » ou « fragile » sans analyse des pièces. Ils permettent en revanche de repérer un écart entre la fiche, les comptes et les appels de fonds.
Une fiche synthétique bien tenue fait circuler une information vérifiable. Elle ne dispense jamais de demander la pièce qui explique le chiffre inscrit.
Comment vérifier les données financières inscrites par le syndic ?
La rubrique financière doit reprendre les données de l’exercice clos. Elle ne doit pas être remplie à partir d’une estimation vague, d’un budget prévisionnel non voté ou d’un appel de fonds isolé. Les chiffres se contrôlent à partir des annexes comptables soumises puis approuvées en assemblée générale, du relevé du compte du fonds de travaux et de l’état des impayés.
Les charges courantes correspondent aux dépenses prévues par le budget prévisionnel, telles que l’entretien, l’assurance de l’immeuble, l’électricité des parties communes ou les honoraires du syndic inclus au forfait. Les travaux décidés hors budget prévisionnel doivent être distingués. Cette séparation évite de croire qu’une hausse ponctuelle liée à un chantier constitue une hausse permanente des charges ordinaires.
Un calcul permet de vérifier comment un montant global devient une quote-part de lot. Prenons un budget prévisionnel de 60 000 € et un lot détenu à hauteur de 85 tantièmes sur 10 000. La quote-part annuelle théorique se calcule ainsi : 60 000 × 85 / 10 000. Le résultat est de 510 €, sous réserve que cette dépense relève de la clé générale correspondant aux 85 tantièmes.
Ce calcul ne vaut pas pour tous les postes. Une copropriété peut prévoir des clés distinctes pour l’ascenseur, le chauffage ou certains bâtiments. Votre règlement de copropriété peut contenir une autre clé de répartition. Elle se trouve dans l’état descriptif de division ou dans les tableaux annexés au règlement, et c’est cette clause qui tranche. La méthode est détaillée dans ce guide consacré au calcul des tantièmes de copropriété.
Les impayés doivent être lus avec précision. Un montant élevé peut correspondre à plusieurs appels de fonds contestés, à une procédure en cours ou à une difficulté ponctuelle de recouvrement. Il ne permet pas d’attribuer une faute à une personne. Il signale qu’il faut demander l’état financier, les actions engagées et les décisions votées. La question des procédures et de leur incidence sur le budget est traitée dans cette page sur les charges impayées en copropriété.
Le fonds de travaux mérite aussi une ligne de contrôle distincte. Selon l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965, version en vigueur consultée le 24 mars 2026, le syndicat constitue un fonds de travaux dans les conditions prévues par le texte, sauf exceptions légales. Le montant affiché sur la fiche doit pouvoir être rapproché du compte bancaire séparé ou du compte dédié correspondant.
Prenons un budget prévisionnel de 60 000 € et un taux annuel minimal de 5 %. La cotisation globale au fonds est de 60 000 × 5 / 100, soit 3 000 €. Pour un lot de 85 tantièmes sur 10 000, la quote-part est de 3 000 × 85 / 10 000, soit 25,50 €. Remplacez ces trois chiffres par ceux de votre appel de fonds, de votre budget et de vos tantièmes.
La fiche ne doit pas masquer les travaux votés. Si une réfection de toiture, un ravalement ou une rénovation de colonne d’eau a été décidée, le lecteur doit retrouver le montant dans les annexes comptables, puis la résolution qui a autorisé la dépense. Une donnée financière sans résolution ni annexe comptable ne suffit pas à comprendre ce qui est effectivement dû.
Dans quel délai un copropriétaire peut-il obtenir la fiche synthétique ?
Tout copropriétaire peut demander communication de la fiche synthétique au syndic. La demande gagne à être écrite, datée et identifiable, par courrier électronique ou lettre recommandée selon l’urgence et le contexte. Il est utile de demander le document dans sa version la plus récente et de préciser que la demande porte sur la fiche prévue par l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965.
Le texte prévoit une communication dans un délai d’un mois suivant la demande. Ce délai résulte de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965, version en vigueur consultée le 24 mars 2026. Les sources qui annoncent quinze jours ne reprennent pas le délai légal applicable à la demande de fiche synthétique. Il faut distinguer ce document d’autres échanges ou mises à disposition organisés par le contrat de syndic et l’extranet.
Lorsque le syndic est professionnel, le défaut de transmission dans le délai légal peut entraîner une pénalité par jour de retard. Le montant n’est pas fixé directement par la loi. Il doit être prévu par le contrat type. Le copropriétaire doit donc consulter la clause correspondant aux pénalités applicables et conserver la preuve de sa demande.
Le contrat type est fixé par le décret n° 2015-342 du 26 mars 2015, version en vigueur consultée le 24 mars 2026. Il distingue les prestations incluses dans le forfait de gestion courante et les prestations particulières facturables. Une demande de fiche synthétique ne doit pas être analysée comme l’achat d’un service documentaire facultatif lorsque la loi impose sa communication.
Le message de demande peut rester simple. Il doit identifier la copropriété, le lot concerné si nécessaire, la date de la demande et le document recherché. Il est préférable de demander également la date d’actualisation de la fiche. Une version portant des données de deux exercices antérieurs ne répond pas utilement à une question sur les charges actuelles ou sur une vente en cours.
- Indiquez la date de votre demande et conservez le message envoyé.
- Demandez la fiche synthétique dans sa version actualisée après les derniers comptes approuvés.
- Rapprochez les chiffres de la fiche des annexes jointes à la convocation d’assemblée générale.
- Vérifiez le numéro d’immatriculation au registre national des copropriétés.
- Consultez le contrat de syndic pour connaître la pénalité journalière éventuellement applicable.
La transmission peut intervenir par extranet, par courrier électronique ou sur support papier selon les modalités retenues. Le mode d’envoi importe moins que la possibilité de prouver la date de réception et l’intégrité du document. Une capture d’écran incomplète ou une fiche sans date ne permet pas de contrôler sérieusement les chiffres.
Si la demande intervient avant une assemblée générale, il faut éviter d’attendre la séance pour signaler une incohérence. L’assemblée vote à partir des documents communiqués avec la convocation et des échanges intervenus avant ou pendant la réunion. La fiche peut attirer l’attention sur un montant, mais elle ne remplace pas les documents exigés pour voter une résolution.
La communication de la fiche donne une base de contrôle. Elle ne prolonge pas les délais de contestation d’une décision d’assemblée déjà notifiée. Si un procès-verbal a été reçu et que le délai de recours court, c’est le moment de consulter un avocat plutôt que de se limiter à une comparaison documentaire.
Quel lien entre la fiche synthétique, le registre national et la vente d’un lot ?
La fiche synthétique et l’immatriculation au registre national des copropriétés reposent sur des données proches, mais elles ne jouent pas exactement le même rôle. Le registre centralise les déclarations de la copropriété. La fiche est le document remis ou communiqué au copropriétaire et, lors d’une vente, à l’acquéreur dans le cadre du dossier d’information.
Le registre peut générer une fiche à partir des informations déclarées par le représentant légal. Cette possibilité est utile seulement si les données ont été mises à jour. Une fiche obtenue automatiquement à partir d’une déclaration ancienne reproduira nécessairement une information ancienne. Il faut donc vérifier la date d’actualisation et ne pas présumer que l’extraction du registre reflète les derniers comptes approuvés.
Le syndic doit mettre à jour certaines données du registre après l’assemblée générale ayant approuvé les comptes. La logique est simple : les chiffres relatifs aux impayés, aux dettes fournisseurs, aux dépenses et au fonds de travaux doivent correspondre à l’exercice clos. Une discordance entre le registre et la fiche synthétique doit être signalée par écrit afin que les documents racontent la même situation financière.
Lors de la vente d’un lot, l’article L. 721-2 du Code de la construction et de l’habitation, version en vigueur consultée le 24 mars 2026, prévoit la remise à l’acquéreur de plusieurs documents relatifs à l’organisation et à la situation financière de la copropriété, dont la fiche synthétique. Elle s’ajoute notamment au règlement de copropriété, à l’état descriptif de division, aux procès-verbaux d’assemblée générale et aux informations financières prévues par le texte.
La fiche ne se confond pas avec le pré-état daté. Le pré-état daté rassemble des informations nécessaires à la vente, notamment sur les charges, les sommes dues et la situation du lot. La fiche présente une vision synthétique de l’immeuble dans son ensemble. Les deux documents peuvent comporter des chiffres voisins, mais ils n’ont ni la même structure ni la même finalité. Cette distinction est détaillée dans ce guide sur les documents fournis par le syndic lors de la vente d’un lot.
Un exemple permet de comprendre l’utilité de cette comparaison. La fiche indique un fonds de travaux de 18 000 € pour le syndicat. Le pré-état daté doit ensuite préciser la situation du lot au regard des sommes appelées, des provisions et des charges. Le fonds global de la copropriété ne signifie pas que le vendeur récupérera mécaniquement une quote-part à la vente. Les règles applicables doivent être vérifiées dans les textes et les documents de mutation.
La fiche peut aussi révéler une différence entre la date du règlement de copropriété et les usages actuels de l’immeuble. Une transformation d’un local, une division de lot ou la création d’un syndicat secondaire ne se déduit pas d’une simple ligne. Il faut retrouver la décision d’assemblée, l’autorisation administrative éventuelle et la publication modificative lorsque celle-ci est requise.
Le document fournit une vue rapide, non un audit. Pour une vente, il faut contrôler les annexes comptables, les trois derniers procès-verbaux d’assemblée générale remis selon les règles applicables, les travaux votés, les appels de fonds et le règlement de copropriété. La fiche synthétique rend cette vérification plus ordonnée, mais ne dispense pas de lire les pièces dont elle résume les données.
Comment utiliser la fiche synthétique avant une assemblée générale ?
Avant une assemblée générale, la fiche synthétique peut servir de document de contrôle transversal. Elle ne décide pas du vote, car chaque résolution doit être lue avec ses annexes, ses devis et la majorité applicable. Elle permet toutefois de repérer les sujets qui exigent une attention particulière : hausse des impayés, baisse du fonds de travaux, travaux importants ou présence d’équipements coûteux à entretenir.
Un copropriétaire peut comparer le montant des charges figurant dans la fiche avec les comptes approuvés et le budget prévisionnel proposé. Si la fiche indique 72 000 € de charges de l’exercice clos et que le budget soumis au vote est de 84 000 €, l’écart est de 84 000 − 72 000, soit 12 000 €. Le pourcentage d’augmentation est 12 000 × 100 / 72 000, soit 16,67 %. Ce résultat ne dit pas si l’augmentation est justifiée, mais il identifie le point à demander au syndic avant le vote.
Les motifs possibles peuvent être variés : hausse du contrat d’assurance multirisque, dépenses d’énergie, évolution des contrats d’entretien, hausse des honoraires votés ou intégration d’une dépense auparavant exceptionnelle dans le budget. Il faut demander les pièces correspondantes. Pour l’assurance de l’immeuble, cette page sur l’assurance multirisque de copropriété permet de distinguer le contrat collectif des garanties personnelles des occupants.
La fiche peut également signaler une décision de travaux à examiner de près. La rubrique financière mentionne des dépenses de travaux ; la résolution soumise à l’assemblée doit préciser l’objet, les devis joints lorsque le décret l’impose et la majorité de vote. Selon l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965, version en vigueur consultée le 24 mars 2026, certaines décisions sont prises à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance. D’autres travaux relèvent de l’article 25 ou de l’article 26 selon leur nature.
Il faut donc éviter une déduction trop rapide. La présence d’un ascenseur dans la fiche ne permet pas de connaître la majorité requise pour un remplacement ou une amélioration. La résolution, son objet exact et le texte applicable déterminent la règle. La lecture des majorités d’assemblée générale en copropriété aide à vérifier ce point avant d’envoyer un pouvoir ou un vote par correspondance.
Les informations de la fiche peuvent aussi être rapprochées du fonds de travaux. Si le document indique un montant faible alors que l’ordre du jour prévoit un ravalement ou une réfection d’étanchéité, les appels complémentaires à venir doivent être recherchés dans la résolution. Le montant global du chantier ne suffit pas. Il faut identifier la clé de répartition, l’échéancier et les modalités de financement décidées par l’assemblée.
Une fiche à jour ne transforme pas un copropriétaire en technicien du bâtiment ou en juriste. Elle donne une méthode de lecture. Le numéro d’immatriculation, les tantièmes, les charges, les impayés, le fonds de travaux et les équipements deviennent des points à vérifier dans les documents d’assemblée, plutôt qu’une suite d’informations isolées.
La fiche synthétique de copropriété est-elle obligatoire ?
Oui. L’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 impose au syndic de l’établir et de la mettre à disposition des copropriétaires. Elle est obligatoire pour toutes les copropriétés depuis le 1er janvier 2019.
Quel est le délai de communication après une demande ?
Le syndic doit communiquer la fiche synthétique dans le délai d’un mois suivant la demande du copropriétaire, selon l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965, version en vigueur consultée le 24 mars 2026.
La fiche synthétique remplace-t-elle le règlement de copropriété ?
Non. Elle résume des informations sur le syndicat et l’immeuble. Le règlement de copropriété et l’état descriptif de division restent les documents de référence pour les lots, les tantièmes, les parties communes et les règles d’usage.
La fiche doit-elle être transmise lors de la vente d’un appartement ?
Oui. Elle fait partie des documents relatifs à la copropriété remis à l’acquéreur selon l’article L. 721-2 du Code de la construction et de l’habitation.
Le dossier complet Syndic de copropriété : rôle, missions et obligations
