L’extranet de copropriété donne à chaque copropriétaire un accès sécurisé aux documents collectifs et à ses données personnelles. Le syndic professionnel doit le proposer, sauf décision contraire de l’assemblée générale prise dans les conditions légales. Cet espace ne remplace toutefois ni une convocation ni la notification formelle d’un procès-verbal.
- Le règlement de copropriété, les procès-verbaux et les contrats en cours doivent être consultables en ligne.
- Chaque copropriétaire accède seulement à son compte individuel et à ses appels de fonds.
- Le conseil syndical dispose d’un accès élargi aux pièces utiles au contrôle de la gestion.
- Un document déposé sur l’extranet ne remplace pas une notification prévue par le décret de 1967.
- Un contrôle annuel avant l’assemblée générale permet de repérer les pièces absentes ou périmées.
Ce contenu concerne les copropriétaires, membres de conseil syndical et syndics bénévoles d’immeubles situés à Paris et dans la petite couronne Ouest. Il ne traite ni d’un litige déjà engagé, ni de la conformité technique d’un logiciel, ni de la protection des données dans un cas individuel.
Pourquoi l’extranet de copropriété est-il obligatoire pour un syndic professionnel ?
L’extranet est un espace numérique organisé pour mettre des documents en ligne à disposition des copropriétaires. Il ne s’agit pas d’un simple dossier partagé envoyé par lien dans un courriel. L’accès doit être personnel, protégé et conçu pour séparer les informations collectives des informations attachées à un lot.
L’obligation résulte de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, version en vigueur consultée le 24 mars 2026. Le texte impose au syndic professionnel de proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble et aux lots gérés. L’assemblée générale peut toutefois décider de ne pas retenir ce service selon la majorité de l’article 25 de cette même loi.
Cette précision compte lors de la lecture d’un procès-verbal. L’absence d’extranet n’est pas automatiquement une faute si l’assemblée générale a adopté une décision explicite de refus à la majorité des voix de tous les copropriétaires, présents, représentés ou absents. Une décision prise à l’article 24, qui ne compte que les voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, ne suffit pas pour écarter l’accès en ligne.
Le contenu minimal de l’espace numérique est précisé par le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019, version en vigueur consultée le 24 mars 2026. Ce décret a inséré l’article 33-1 dans le décret du 17 mars 1967. La date d’entrée en vigueur du dispositif était le 1er juillet 2020. En 2026, un portail qui n’affiche qu’un avis d’appel de fonds ou un message général ne répond donc pas à la liste réglementaire.
La logique est documentaire. Un copropriétaire doit pouvoir retrouver une pièce sans attendre la réponse d’un gestionnaire, notamment lorsque la convocation d’assemblée générale arrive et qu’une résolution porte sur un contrat, une assurance ou le suivi des travaux. L’extranet réduit le nombre de demandes répétées, mais il ne transfère pas au copropriétaire la charge de rechercher des documents qui auraient dû être joints à la convocation.
Le contrat de syndic doit également être disponible. Sa lecture permet de distinguer le forfait de gestion courante et les prestations particulières éventuellement facturables. La comparaison utile porte sur les clauses du contrat type, défini par le décret n° 2015-342, plutôt que sur une promesse commerciale. Une grille de lecture du contrat type de syndic aide à vérifier les rubriques qui doivent figurer dans l’espace documentaire.
Un extranet ne dispense pas le syndicat des copropriétaires de conserver ses archives. Il facilite la consultation des documents récents et des pièces régulièrement utilisées. Les originaux, les archives et les dossiers de contentieux restent soumis à des règles de conservation plus larges que la seule interface numérique.
La différence entre une plateforme visible et un service conforme tient donc à la qualité de l’accès, à la présence des documents réglementaires et à leur actualisation. Un portail qui fonctionne mais affiche une assurance expirée crée une apparence de transparence sans fournir une information exploitable.
Quels documents en ligne doivent être accessibles à tous les copropriétaires ?
L’espace commun rassemble les documents qui décrivent l’immeuble, les règles applicables et les engagements pris au nom du syndicat des copropriétaires. L’article 33-1 du décret du 17 mars 1967, version en vigueur consultée le 24 mars 2026, prévoit une liste minimale. Cette liste ne dépend pas de la taille de l’immeuble ni du nombre de lots.
Le règlement de copropriété et l’état descriptif de division doivent y figurer, avec leurs actes modificatifs. Le règlement indique la destination de l’immeuble, les parties communes, les parties privatives et les clés de répartition des charges. L’état descriptif de division identifie les lots et leurs tantièmes. Une version non mise à jour peut entraîner une erreur lors de la lecture d’une autorisation de travaux ou d’une répartition de dépenses.
La dernière fiche synthétique de la copropriété doit aussi être accessible. Elle rassemble des données d’identification, des informations financières et des données techniques de base. Elle ne remplace pas les comptes annuels, mais elle permet de contrôler rapidement si la copropriété est immatriculée, quel est son budget prévisionnel ou si elle présente des impayés déclarés. Les éléments attendus dans cette fiche sont détaillés dans cette page consacrée à la fiche de copropriété établie par le syndic.
Le carnet d’entretien doit être consultable. Il retrace les références des contrats d’assurance, les contrats de maintenance, les travaux significatifs et les informations techniques prévues par les textes. Dans un immeuble parisien doté d’un ascenseur, d’une chaudière collective ou de colonnes d’eau anciennes, ce document permet de retrouver la date d’une intervention et l’entreprise titulaire d’un contrat, sans confondre un entretien courant avec une décision de rénovation.
Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes doivent être présents lorsqu’ils sont en cours de validité. Il peut s’agir, selon la situation de l’immeuble, de diagnostics amiante, plomb, performance énergétique ou d’autres contrôles réglementaires. Le mot « valide » ne doit pas être négligé. Un document ancien peut être utile comme archive, mais il doit être rangé séparément et identifié comme périmé.
Les contrats d’assurance en cours, les contrats et marchés signés au nom du syndicat, ainsi que le contrat de syndic en cours doivent être accessibles. Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales ayant approuvé les comptes doivent également être déposés. Cette période minimale aide à suivre l’évolution des charges, la succession des décisions de travaux et les résolutions reportées.
| Document à consulter | Accès prévu | Point à vérifier avant l’assemblée générale |
|---|---|---|
| Règlement de copropriété et état descriptif de division | Tous les copropriétaires | Présence des modificatifs et lisibilité des tantièmes |
| Fiche synthétique | Tous les copropriétaires | Date de mise à jour et données financières affichées |
| Carnet d’entretien | Tous les copropriétaires | Derniers contrats et interventions mentionnés |
| Contrats et assurances en cours | Tous les copropriétaires | Date d’échéance, objet du contrat et signataire |
| Procès-verbaux d’assemblée générale | Tous les copropriétaires | Trois dernières approbations de comptes disponibles |
Un exemple chiffré montre l’intérêt de conserver les procès-verbaux. Prenons un budget prévisionnel de 60 000 € et un lot représentant 85 tantièmes sur 10 000. La quote-part théorique annuelle est de 60 000 × 85 / 10 000, soit 510 €. Si le budget de l’exercice suivant atteint 72 000 €, le calcul devient 72 000 × 85 / 10 000, soit 612 €. La hausse constatée est de 612 € − 510 €, soit 102 €. Les procès-verbaux et budgets déposés en ligne permettent de retrouver la résolution qui explique cette variation. Remplacez ces chiffres par le budget et les tantièmes de votre appel de fonds.
Les documents communs permettent donc de contrôler une décision collective avec les pièces qui l’expliquent. Le compte personnel relève d’un autre niveau de confidentialité et ne doit jamais se retrouver dans ce dossier partagé.
Comment fonctionne l’accès sécurisé aux documents personnels du copropriétaire ?
L’extranet doit distinguer les informations de l’immeuble et les données propres à chaque lot. Le compte individuel du copropriétaire, arrêté après l’approbation des comptes par l’assemblée générale, fait partie des documents accessibles dans son espace personnel selon l’article 33-1 du décret du 17 mars 1967, version en vigueur consultée le 24 mars 2026. Les appels de fonds transmis au copropriétaire au titre des trois dernières années doivent également pouvoir être consultés.
Cette séparation protège les données financières. Un copropriétaire peut vérifier le solde de son lot, ses provisions appelées, les régularisations votées et les sommes éventuellement restant dues. Il ne peut pas consulter le compte individuel d’un autre copropriétaire. Le conseil syndical n’a pas davantage vocation à naviguer dans les dossiers nominatifs de chaque lot depuis son espace de contrôle.
Un accès sécurisé suppose un identifiant propre, un mot de passe individuel et une procédure de récupération qui ne transmet pas les documents à une adresse inconnue. La sécurité ne se limite pas à une page de connexion. Elle concerne aussi la fermeture des accès lorsqu’un lot est vendu, la création d’un accès pour le nouveau copropriétaire et la vérification de l’adresse électronique utilisée pour les notifications facultatives.
Un point doit être séparé avec précision. Le dépôt d’un document dans un extranet ne vaut pas notification légale. L’article 9 du décret du 17 mars 1967, version en vigueur consultée le 24 mars 2026, fixe à 21 jours au moins avant la réunion le délai de convocation de l’assemblée générale, sauf urgence. La convocation doit être adressée selon les formes prévues par le décret, notamment par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, remise contre récépissé ou émargement, ou lettre recommandée électronique avec accord exprès du copropriétaire.
La différence est simple. L’extranet organise la consultation durable. La notification établit une preuve de réception et fait courir certains délais. Un procès-verbal mis en ligne peut être retrouvé plusieurs mois après l’assemblée générale. Sa mise à disposition ne remplace pas la notification du procès-verbal aux copropriétaires opposants ou défaillants, prévue par l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965, version en vigueur consultée le 24 mars 2026.
Cette distinction devient concrète lors d’une contestation. Le délai pour agir contre une décision d’assemblée générale est de deux mois à compter de la notification du procès-verbal aux copropriétaires concernés, conformément à l’article 42 précité. Une simple alerte indiquant qu’un PDF a été ajouté dans l’extranet n’est pas, à elle seule, le point de départ du délai légal.
Lors de la vente d’un lot, l’accès doit aussi être traité avec rigueur. L’ancien copropriétaire ne doit plus disposer d’un accès actif aux appels de fonds et au compte du lot après le transfert des informations nécessaires. Les documents remis pour la vente ne se confondent pas avec ceux visibles dans l’espace personnel. Les pièces à demander au syndic sont précisées dans ce guide sur les documents de copropriété lors de la vente d’un lot.
Un accès sécurisé utile est donc celui qui protège les informations individuelles tout en laissant le copropriétaire retrouver ses pièces financières sans dépendre d’une demande ponctuelle. Cette séparation évite que la commodité numérique devienne une fuite de données au sein même de la copropriété.
Quels documents l’espace du conseil syndical doit-il contenir ?
Le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion, conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, version en vigueur consultée le 24 mars 2026. Son accès ne peut donc pas être limité aux seuls procès-verbaux déjà accessibles à tous. Il doit permettre d’examiner les documents comptables, contractuels et administratifs nécessaires à cette mission de contrôle.
L’article 33-1 du décret du 17 mars 1967 prévoit un niveau d’accès distinct pour les membres du conseil syndical. Parmi les pièces attendues figurent notamment les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat, les comptes de la copropriété, les factures, les contrats, les marchés, les devis et les documents relatifs aux procédures judiciaires lorsque leur communication est nécessaire à la mission du conseil.
La carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et son attestation de garantie financière doivent aussi être accessibles au conseil syndical. Ces documents ne permettent pas de juger la qualité d’une gestion. Ils servent à vérifier l’existence des garanties exigées lorsque le syndic professionnel détient ou manie les fonds du syndicat.
Un contrôle trimestriel rend la lecture plus utile qu’une consultation concentrée à la veille de l’assemblée générale. Prenons une facture d’entretien déposée chaque trimestre pour 1 200 €. Sur quatre trimestres, le total est 1 200 € × 4, soit 4 800 €. Si le contrat déposé annonce une rémunération annuelle de 4 200 €, l’écart est de 4 800 € − 4 200 €, soit 600 €. Cet écart ne prouve pas une erreur. Il justifie une demande ciblée sur une intervention exceptionnelle, un avenant ou une indexation contractuelle.
Le contrôle porte d’abord sur la cohérence entre une décision votée, un contrat et une écriture comptable. Le conseil syndical peut vérifier si un devis approuvé à l’assemblée générale correspond bien à une facture, si les appels de fonds suivent l’échéancier voté et si le suivi des travaux est documenté. Une plateforme qui ne donne accès qu’à des dossiers incomplets oblige à exercer ce contrôle par demandes successives, alors que le décret a précisément organisé un accès différencié.
Le syndic doit transmettre les documents demandés par le conseil syndical dans un délai d’un mois. L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, version en vigueur consultée le 24 mars 2026, prévoit une pénalité de 15 € par jour de retard, déduite de la rémunération forfaitaire annuelle du syndic, lorsque ce délai n’est pas respecté. Cette pénalité concerne la communication demandée par le conseil syndical. Elle ne constitue pas une amende automatique appliquée au seul constat d’un extranet incomplet.
La demande doit identifier précisément le document, sa période et son objet. Écrire « merci de mettre l’extranet à jour » laisse place à une réponse vague. Demander « les relevés du compte bancaire séparé de janvier à mars et l’avenant au contrat d’entretien voté le 12 juin » rend le contrôle vérifiable et facilite le suivi.
Lorsque le mandat approche de son terme, les documents disponibles permettent aussi de préparer la question du renouvellement ou du changement. Le calendrier de mise en concurrence doit être organisé avant l’envoi de la convocation, car les candidatures et projets de contrat doivent pouvoir être examinés en temps utile. Les étapes utiles sont détaillées dans ce contenu sur le calendrier pour changer de syndic.
L’accès réservé au conseil syndical n’est donc pas une extension décorative du portail. Il constitue l’outil documentaire qui permet de vérifier des opérations pendant l’exercice, et non après que les comptes ont été approuvés.
Comment classer les documents de copropriété dans un espace partagé lisible ?
Un extranet conforme mais désordonné produit le même résultat pratique qu’un portail incomplet. Les copropriétaires ne retrouvent pas les pièces, adressent de nouvelles demandes et risquent de consulter une version périmée. La solution ne consiste pas à multiplier les dossiers. Elle consiste à stabiliser une arborescence simple et à indiquer clairement la date des documents.
Un espace partagé doit séparer les fichiers collectifs, les fichiers du conseil syndical et les données nominatives. Les documents de tous les copropriétaires peuvent être rangés dans quelques dossiers permanents. Les archives doivent rester accessibles lorsque leur conservation aide à comprendre une décision, mais elles doivent porter une mention qui évite toute confusion avec les documents en cours de validité.
- Inventoriez les documents déjà déposés et rapprochez-les de la liste de l’article 33-1 du décret du 17 mars 1967.
- Vérifiez la date d’échéance des contrats d’assurance, des diagnostics et des marchés en cours.
- Conservez une arborescence stable comprenant les règles de l’immeuble, les assemblées générales, les comptes, les contrats, les travaux et les diagnostics.
- Commencez chaque nom de fichier par l’année et, si nécessaire, le mois sous la forme « 2026-03 ».
- Placez les appels de fonds et comptes individuels dans l’espace personnel du lot concerné.
- Annoncez les dépôts importants dans les avis aux copropriétaires, sans confondre cette information avec une notification légale.
Une dénomination homogène simplifie les recherches. Un fichier intitulé « 2026-05_PV_AG_approbation-comptes.pdf » sera retrouvé plus facilement qu’un fichier nommé « PV final nouveau ». Cette méthode évite aussi que plusieurs versions d’un même procès-verbal circulent dans les boîtes de messagerie sans qu’il soit possible d’identifier celle qui a été notifiée.
Le classement des contrats doit montrer leur statut. Un contrat en vigueur doit être séparé d’un ancien marché arrivé à échéance. Pour le suivi des travaux, il est utile de rapprocher dans le même dossier la résolution votée, le devis retenu, le contrat signé, les appels de fonds spécifiques, les comptes rendus et les factures. Cette présentation permet de relier une dépense à sa décision sans faire croire que le conseil syndical décide à la place de l’assemblée générale.
Un exemple de dossier travaux peut être contrôlé sans estimation extérieure. Une résolution vote un appel de fonds travaux de 100 000 €. Pour un lot de 85 tantièmes sur 10 000, la quote-part est 100 000 × 85 / 10 000, soit 850 €. Si l’appel est fractionné en deux échéances égales, 850 € ÷ 2 donne 425 € par échéance. Le copropriétaire doit pouvoir retrouver en ligne la résolution, l’échéancier et l’appel correspondant. Remplacez le montant global et les tantièmes par ceux figurant dans vos documents.
Un syndic bénévole n’est pas soumis à l’obligation d’extranet prévue pour le syndic professionnel. Les droits d’information des copropriétaires restent néanmoins applicables. Un dossier numérique peut alors rendre service, à condition de conserver une gestion des droits d’accès stricte, une personne de relais et une transmission complète des archives lors d’un changement de syndic.
Avant l’assemblée générale, vérifiez la présence du règlement, des trois derniers procès-verbaux d’approbation des comptes, des contrats en cours et de la fiche synthétique actualisée. Si une pièce manque, écrivez au syndic en indiquant le document demandé, l’accès concerné et la référence à l’article 33-1 du décret du 17 mars 1967. Si une notification a déjà fait courir un délai de contestation, consultez rapidement un avocat ou l’ADIL de Paris plutôt que d’attendre une mise à jour du portail.
Le syndic bénévole doit-il ouvrir un extranet de copropriété ?
L’obligation prévue par l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 vise le syndic professionnel. Un syndic bénévole n’est pas tenu de proposer cet accès en ligne sécurisé, mais les documents de la copropriété doivent rester accessibles selon les règles applicables.
Un document déposé sur l’extranet remplace-t-il une convocation d’assemblée générale ?
Non. L’extranet permet la consultation. La convocation doit être adressée dans les formes et délais prévus par le décret du 17 mars 1967, notamment 21 jours au moins avant la réunion sauf urgence.
Puis-je voir les appels de fonds des autres copropriétaires ?
Non. Les appels de fonds et le compte individuel sont des données liées à chaque lot. Le copropriétaire accède à ses propres informations, sans accès aux comptes nominatifs des autres copropriétaires.
Que demander si les documents du conseil syndical ne sont pas disponibles ?
Le conseil syndical peut adresser une demande écrite et datée, en désignant précisément les pièces, la période et le dossier concernés. L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit un délai d’un mois pour la transmission demandée et une pénalité de 15 € par jour de retard dans les conditions fixées par ce texte.
Le dossier complet Charges de copropriété : calcul, répartition et contestation
