Le vote par correspondance permet de participer à une assemblée générale sans être présent, en utilisant le formulaire de vote joint à la convocation. Le document doit parvenir au syndic au plus tard trois jours francs avant la réunion. Un vote favorable cesse toutefois de compter si la résolution d’AG est modifiée en séance.
En bref
- Le formulaire de vote doit accompagner la convocation à l’assemblée générale.
- Chaque résolution d’AG appelle un choix distinct entre pour, contre ou abstention.
- La date de réception par le syndic, et non la date d’envoi, fixe la validité du scrutin par correspondance.
- Une abstention ou l’absence de choix précis est assimilée à un vote défavorable.
- Un amendement adopté en séance peut écarter les votes favorables transmis à distance.
Cet article traite du vote par correspondance des copropriétaires à Paris et dans la petite couronne Ouest. Il ne tranche pas un litige déjà engagé, ni la validité d’une décision déjà notifiée : dans ce cas, le délai de recours peut imposer une consultation rapide auprès d’un avocat ou de l’ADIL de Paris.
Qui peut utiliser le vote par correspondance en assemblée générale
Tout copropriétaire peut utiliser le vote par correspondance pour exprimer son choix avant l’assemblée générale. Aucun motif d’absence n’est demandé. Le dispositif ne dépend ni d’une distance géographique, ni d’une indisponibilité professionnelle, ni d’une autorisation particulière. Il s’agit d’un droit prévu par l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965, dans sa version en vigueur consultée le 24 mars 2026.
Le texte prévoit que le copropriétaire peut voter avant la séance au moyen d’un formulaire. Ce droit résulte de la réforme opérée par l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019, puis précisée par le décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020. La réforme a changé la préparation des assemblées : une absence physique ne signifie plus nécessairement une absence de voix.
Le vote par correspondance ne transforme pas le copropriétaire absent en participant connecté. Il permet seulement de se prononcer à l’avance sur les résolutions inscrites à l’ordre du jour. Le formulaire ne sert donc pas à poser une question nouvelle, à demander un débat ou à proposer une décision qui ne figure pas dans la convocation. Chaque choix est rattaché à une résolution d’AG déjà rédigée.
Cette précision compte pour les travaux, le renouvellement du contrat de syndic ou les décisions de financement. Un copropriétaire qui souhaite voter sur une réfection de colonne d’eau, un ravalement ou une modification du règlement de copropriété doit disposer du texte exact soumis au vote, ainsi que des documents joints à la convocation. Un intitulé imprécis rend la procédure de vote plus fragile, car il devient difficile de savoir sur quoi porte réellement l’accord donné à distance.
Le formulaire doit être joint à la convocation. L’article 9 du décret du 17 mars 1967, version en vigueur consultée le 24 mars 2026, place le formulaire de vote par correspondance parmi les documents qui accompagnent la convocation. Si ce document manque, il faut l’écrire au syndic avant la réunion et conserver une copie du message. Une absence de formulaire ne se corrige pas facilement après le vote.
Le copropriétaire peut aussi choisir une autre modalité. Il peut assister à la réunion, se faire représenter par un mandataire ou, si les moyens de visioconférence sont prévus, participer à distance selon les règles fixées dans la convocation. Le scrutin par correspondance ne remplace donc pas le mandat de vote. Il est une option distincte, avec ses propres effets.
Le mandat donne à une personne présente le pouvoir de voter en fonction des échanges et des éventuels changements intervenus pendant la séance. Le formulaire, lui, fige le choix à la date de sa réception. Cette différence devient déterminante lorsqu’une résolution appelle des précisions de dernière minute. Un copropriétaire qui prévoit une discussion sur le prix, les devis ou le calendrier des travaux doit mesurer ce risque avant de choisir la voie écrite.
Un lot disposant de 85 tantièmes sur 10 000 conserve exactement 85 voix lorsqu’il vote par correspondance. La modalité ne réduit pas le poids du lot. Elle change seulement la façon dont le vote est exprimé et contrôlé. Remplacez ces 85 tantièmes par ceux qui figurent dans votre règlement de copropriété ou votre feuille de présence. Pour vérifier la base de calcul, la lecture du calcul des tantièmes en copropriété aide à distinguer les voix attachées au lot des simples montants appelés au titre des charges.
Le formulaire rend donc l’absence compatible avec le vote, mais il exige un ordre du jour stable, lisible et suffisamment détaillé avant l’assemblée.
Comment remplir le formulaire de vote par correspondance sans perdre sa voix
Le formulaire de vote n’est pas un courrier libre. Son modèle est fixé par l’arrêté du 2 juillet 2020, consulté le 24 mars 2026, pris pour l’application du décret n° 2020-834. Il reprend les informations permettant d’identifier le copropriétaire, le lot concerné et chacune des résolutions soumises à l’assemblée générale.
La logique est simple : une ligne ou une rubrique correspond à une résolution. Pour chacune, le copropriétaire doit exprimer un choix clair. Les règles de vote imposent de cocher pour, contre ou abstention. Le formulaire doit ensuite être daté et signé. Une signature absente, une identification incomplète ou plusieurs choix incompatibles sur la même résolution créent une difficulté de validation des votes.
Le choix doit être fait résolution par résolution. Il ne suffit pas d’écrire « accord pour l’ensemble de l’ordre du jour » ou « opposition aux travaux ». Une résolution sur le vote du budget prévisionnel, une autre sur l’élection des membres du conseil syndical et une troisième sur un ravalement peuvent relever de majorités différentes. La feuille de dépouillement doit pouvoir rattacher chaque voix au texte concerné.
| Situation sur le formulaire | Effet pour la résolution | Point de contrôle |
|---|---|---|
| Case « pour » cochée sans ambiguïté | Vote favorable pris en compte si la résolution reste inchangée | Vérifier le numéro et le texte de la résolution |
| Case « contre » cochée | Vote défavorable comptabilisé | Le lot reste opposant si la décision est adoptée |
| Case « abstention » cochée | Vote traité comme défavorable pour le vote par correspondance | Ne pas utiliser l’abstention par prudence |
| Aucune case cochée ou choix contradictoire | Vote défavorable ou inexploitable selon le document | Relire chaque ligne avant signature |
| Formulaire non signé | Risque de rejet de la participation écrite | Signer avant l’envoi ou le dépôt |
L’abstention surprend souvent. Lorsqu’elle est exprimée sur le formulaire, l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 prévoit qu’elle est considérée comme un vote défavorable. La même règle vise le vote blanc et les choix qui ne permettent pas d’identifier une position certaine. Cocher « abstention » ne protège donc pas une voix : cela produit l’effet d’un refus dans le décompte applicable au scrutin par correspondance.
Un exemple permet de mesurer la conséquence. Une résolution soumise à l’article 25 exige la majorité des voix de tous les copropriétaires. L’immeuble compte 10 000 tantièmes. Un lot de 300 tantièmes coche « abstention » sur le formulaire. Pour cette résolution, ces 300 voix ne soutiennent pas l’adoption. Elles ne peuvent pas être ajoutées aux voix favorables nécessaires pour atteindre plus de 5 000 tantièmes.
Le calcul se déroule ainsi. La majorité requise dépasse 10 000 / 2, soit 5 000 tantièmes. Il faut donc au moins 5 001 tantièmes favorables. Si le décompte affiche 4 900 voix pour, 300 abstentions par correspondance et 4 800 contre, la résolution échoue au premier vote. Remplacez 10 000 par le total de voix de votre copropriété et 300 par les tantièmes du lot concerné.
Le formulaire permet également de signaler une participation par correspondance sans désigner de mandataire. Si un mandat de vote a déjà été donné à un proche ou à un autre copropriétaire, l’envoi ultérieur du formulaire modifie la situation. L’article 17-1 A prévoit que le mandat cesse alors de produire effet pour le lot concerné. Le mandataire ne doit pas voter deux fois pour les mêmes tantièmes.
Cette règle évite le cumul des voix, mais elle impose une cohérence matérielle. Avant l’envoi, vérifiez que personne ne détient déjà une procuration pour le lot. Si le formulaire est retenu, le mandataire doit être informé sans attendre. Le procès-verbal doit refléter une seule modalité de participation pour chaque lot.
Une relecture ligne par ligne, avec la convocation ouverte à côté du formulaire, évite la plupart des erreurs qui ne peuvent plus être réparées le jour de l’assemblée.
Quel délai de vote respecter avant la réunion
Le formulaire doit être reçu par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de l’assemblée générale. Cette exigence figure à l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965, dans sa version en vigueur consultée le 24 mars 2026. Le délai de vote ne se compte pas à partir du cachet postal ni de l’heure à laquelle le copropriétaire a déposé une enveloppe dans une boîte aux lettres.
Le mot « reçu » est le premier point de vigilance. Un formulaire envoyé à temps mais distribué trop tard ne peut pas être comptabilisé. Pour un envoi postal, l’accusé de réception peut prouver une distribution, mais il ne transforme pas une réception tardive en dépôt valable. Une remise contre récépissé, lorsqu’elle est admise par les modalités indiquées dans la convocation, offre une preuve plus directe.
Les trois jours sont des jours francs. Le jour de réception et le jour de l’assemblée ne sont pas intégrés au calcul. Prenons une réunion prévue le jeudi 15 octobre. Les jours francs sont alors le lundi 12, le mardi 13 et le mercredi 14. Le formulaire doit parvenir au syndic au plus tard le dimanche 11 octobre, si le mode de réception utilisé permet matériellement de l’établir. Dans la pratique, une réception dès le vendredi précédent évite de dépendre d’un délai de distribution ou d’un horaire de fermeture.
Le calendrier de la convocation suit une autre règle. L’article 9 du décret du 17 mars 1967 fixe un délai de convocation de vingt et un jours, sauf urgence. Ce délai et celui du formulaire ne se confondent pas. Le premier protège le temps de lecture des copropriétaires. Le second donne au syndic le temps de traiter les formulaires avant la séance.
Un ordre de grandeur peut aider à organiser les dates. Si une assemblée a lieu le 30 juin, la convocation doit en principe être notifiée au plus tard le 9 juin pour respecter les vingt et un jours. Le formulaire doit être reçu trois jours francs avant le 30 juin, soit avant le 26 juin à minuit si les jours 27, 28 et 29 sont les trois jours francs. Il reste donc une période de plusieurs jours pendant laquelle le copropriétaire peut analyser les pièces et arrêter son choix.
La transmission électronique doit suivre les modalités autorisées pour la copropriété concernée. Un simple courriel envoyé à une adresse générique ne remplace pas automatiquement le formulaire, surtout si la convocation demande un document signé ou indique une plateforme déterminée. La preuve utile est celle qui établit la réception effective du choix par le destinataire compétent avant la date limite.
Le copropriétaire qui a voté à distance peut finalement se présenter à l’assemblée. Sa présence l’emporte alors sur le formulaire. Il vote pendant la séance, avec les autres copropriétaires présents ou représentés. Cette règle évite qu’un vote préparé plusieurs jours auparavant continue de produire effet alors que son auteur participe directement au débat.
Le changement de mode de participation doit être signalé dès l’émargement. La feuille de présence, prévue par l’article 14 du décret du 17 mars 1967 dans sa version consultée le 24 mars 2026, doit permettre d’identifier les présents, les mandataires et les votants à distance. Une erreur à ce stade peut fausser le décompte, en particulier dans les votes serrés.
Pour les décisions qui reposent sur les articles 24, 25 ou 26 de la loi de 1965, le calendrier n’est pas une formalité administrative. Il détermine quelles voix sont présentes dans le calcul. Le guide des majorités en assemblée générale de copropriété permet de relier chaque type de décision au seuil applicable avant de renseigner le formulaire.
Un délai respecté se prouve par une réception datée, tandis qu’un formulaire tardif laisse le lot hors du scrutin sans possibilité de régularisation en séance.
Pourquoi une résolution d’AG modifiée peut neutraliser un vote favorable
Le principal risque du vote par correspondance apparaît lorsqu’une résolution d’AG est modifiée pendant l’assemblée générale. L’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 prévoit qu’un copropriétaire ayant voté favorablement par correspondance est assimilé à un copropriétaire défaillant si la résolution est amendée en séance. Sa voix favorable ne peut plus être attribuée au texte modifié.
La règle protège le copropriétaire. Il a accepté une rédaction précise, des travaux identifiés, un montant, un calendrier ou une condition exposée dans la convocation. Il n’a pas accepté une version différente, même si le changement semble mineur aux personnes présentes. Aucun président de séance ne peut présumer qu’il aurait approuvé l’amendement.
Le terme « modifiée » doit être lu avec sérieux. Une simple correction matérielle sans effet sur l’objet de la décision ne soulève pas toujours la même difficulté qu’un changement de prix, de prestataire, de durée, de clé de répartition ou de condition de vote. Mais lorsque l’amendement modifie le contenu soumis aux copropriétaires absents, le risque de neutralisation des voix favorables devient concret.
Prenons une résolution relevant de l’article 25, portant sur des travaux. L’immeuble compte 10 000 tantièmes. Avant la séance, 4 200 tantièmes ont voté pour par correspondance. Les copropriétaires présents apportent 1 100 tantièmes favorables. Sans modification, le total atteint 5 300 tantièmes. La majorité exigée étant de 5 001 voix, la résolution est adoptée.
En séance, un amendement ajoute une condition : les travaux ne pourront commencer qu’après production d’un troisième devis. Les 4 200 tantièmes ayant voté favorablement par correspondance sont assimilés à des défaillants pour cette résolution modifiée. Le décompte favorable tombe à 1 100 tantièmes. La majorité absolue n’est plus atteinte. La décision ne peut pas être regardée comme adoptée sur la base des votes initiaux.
Il faut aussi distinguer l’amendement de la simple explication. Lire un devis joint, préciser une date déjà prévue ou répondre à une question ne modifie pas nécessairement la résolution. En revanche, changer le périmètre de travaux, insérer une réserve financière ou remplacer une entreprise sans que cela figure dans les documents annexés transforme l’objet sur lequel le copropriétaire absent s’est prononcé.
La rédaction de l’ordre du jour joue donc un rôle direct. Une résolution sur un ravalement devrait identifier le programme soumis au vote, les devis examinés, le montant retenu, le calendrier de paiement et, le cas échéant, les conditions qui limitent l’engagement de la copropriété. Une formule générale du type « décision sur le ravalement » laisse trop de place aux discussions qui, une fois engagées, peuvent faire perdre les suffrages transmis par formulaire.
Deux résolutions séparées peuvent parfois être plus sûres qu’un texte unique chargé de conditions. La première peut porter sur le principe des travaux. La seconde peut traiter d’une prestation complémentaire, d’un financement ou d’une variante. Chaque texte devient alors votable sans devoir être réécrit en séance. Cette méthode améliore la lisibilité du formulaire et la validation des votes.
Le président de séance doit être alerté avant le vote lorsqu’un grand nombre de voix a été transmis par correspondance. Il ne s’agit pas de bloquer tout échange. Il s’agit de mesurer la conséquence d’une modification avant de la mettre aux voix. L’assemblée peut décider de conserver le texte initial, de reporter la décision ou de soumettre ultérieurement une nouvelle résolution correctement préparée.
Un copropriétaire assimilé à un défaillant peut, sous certaines conditions, contester la décision. L’article 42 de la loi du 10 juillet 1965, version en vigueur consultée le 24 mars 2026, ouvre l’action aux copropriétaires opposants ou défaillants dans le délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal. La procédure et les conditions de recours sont détaillées dans ce guide sur le délai pour contester une décision d’assemblée générale.
Une résolution stable avant la convocation préserve les voix absentes ; une résolution réécrite en séance peut les faire disparaître du résultat.
Comment vérifier la procédure de vote avant et après l’assemblée générale
La vérification commence avant de signer le formulaire. Il faut comparer le document de vote, l’ordre du jour et les annexes. Le numéro de chaque résolution doit correspondre. Un devis annoncé en résolution n° 14 doit être identifiable parmi les pièces jointes. Une décision relative à un financement doit indiquer les modalités de répartition et les appels de fonds envisagés, afin que le copropriétaire ne vote pas sur une formule incomplète.
Le formulaire doit aussi contenir une identification cohérente du lot. Dans une copropriété comprenant un appartement, une cave et un emplacement de stationnement, il faut vérifier si les tantièmes associés à chaque lot sont correctement repris. Le droit de vote repose sur les voix fixées par le règlement de copropriété, non sur une estimation de la valeur du bien ni sur le montant des charges réglées durant l’exercice.
La procédure de vote suppose ensuite une conservation des preuves. Gardez une copie signée du formulaire, le justificatif d’envoi et, si possible, la preuve de réception. Cette précaution est utile en cas d’écart entre le choix envoyé et le résultat repris dans le procès-verbal. Elle ne remplace pas une contestation judiciaire, mais elle fournit les documents nécessaires pour relire le décompte.
Après l’assemblée, le procès-verbal permet de contrôler la prise en compte du vote. L’article 17 du décret du 17 mars 1967, version en vigueur consultée le 24 mars 2026, impose que le procès-verbal mentionne le résultat de chaque vote et précise les noms des copropriétaires opposants ou défaillants ainsi que leurs tantièmes. Ce document doit permettre de vérifier si le lot a été enregistré comme votant par correspondance, opposant, favorable ou défaillant.
Un contrôle précis est particulièrement utile lorsque l’assemblée a modifié une résolution. Si le copropriétaire avait voté pour par formulaire et que le texte a été amendé, le procès-verbal doit permettre de comprendre pourquoi ses voix n’apparaissent pas parmi les suffrages favorables. L’absence de cette information ne suffit pas à elle seule à établir une irrégularité, mais elle doit conduire à relire les feuilles de présence et le texte adopté.
La majorité applicable doit également être vérifiée. Une décision d’entretien courant ou d’administration de l’immeuble relève souvent de l’article 24. Des travaux d’amélioration ou certaines autorisations peuvent relever de l’article 25. Les décisions les plus lourdes peuvent relever de l’article 26. Le formulaire ne modifie jamais la majorité légale : il ajoute des voix au décompte si les conditions de validité sont remplies.
Un exemple montre l’intérêt de ce contrôle. Une copropriété compte 8 000 tantièmes. Une résolution de l’article 24 obtient 2 700 voix pour, 1 900 contre et 400 abstentions exprimées pendant la séance, tandis que 1 500 tantièmes ont voté pour par correspondance. Les voix exprimées sont 2 700 + 1 900 + 400 + 1 500, soit 6 500. Les voix favorables atteignent 4 200. La résolution est adoptée, car 4 200 dépasse la moitié de 6 500, soit 3 250.
Le calcul ne doit toutefois pas être reproduit mécaniquement pour une résolution de l’article 25. Dans ce cas, la référence est la majorité des voix de tous les copropriétaires, présents ou non. Sur 8 000 tantièmes, il faut plus de 4 000 voix, soit 4 001 voix favorables. Une décision peut donc passer à l’article 24 et échouer à l’article 25 avec exactement le même nombre de votants.
Les copropriétaires peuvent demander communication des documents utiles dans le cadre du contrôle des comptes et de l’assemblée, selon les règles applicables à leur situation. Si une erreur de décompte est suspectée, l’échange écrit doit identifier la résolution, les tantièmes du lot, le choix transmis et le point précis à vérifier. Une demande vague ne permet pas de reconstituer le scrutin.
Si le procès-verbal est déjà notifié et qu’une contestation est envisagée, le calendrier doit être traité avant toute discussion de fond. Le délai de deux mois de l’article 42 commence à courir à compter de la notification. L’intervention d’un avocat devient alors l’interlocuteur adapté pour apprécier les documents et l’action possible.
Avant la prochaine assemblée générale, vérifiez la présence du formulaire, le délai de réception et la stabilité de chaque résolution : ces trois documents et ces trois dates déterminent si le vote à distance produira réellement son effet.
Le formulaire de vote par correspondance est-il obligatoire dans la convocation ?
Oui. Le formulaire doit être joint à la convocation de l’assemblée générale, conformément à l’article 9 du décret du 17 mars 1967, dans sa version en vigueur consultée le 24 mars 2026.
Puis-je envoyer mon formulaire la veille de l’assemblée générale ?
Non. Le formulaire doit être reçu par le syndic au plus tard trois jours francs avant la réunion. La date d’envoi ne suffit pas.
Une abstention sur le formulaire compte-t-elle comme une abstention classique ?
Non. L’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 assimile l’abstention, le vote blanc ou l’absence de choix clair à un vote défavorable dans le cadre du vote par correspondance.
Puis-je donner un mandat de vote et envoyer aussi un formulaire ?
Le formulaire reçu par le syndic prévaut. Le mandat de vote cesse alors de produire effet pour le lot concerné afin d’éviter tout double vote.
Que se passe-t-il si je viens finalement à l’assemblée ?
Votre présence à l’assemblée générale l’emporte sur le formulaire transmis auparavant. Vous votez alors directement pendant la séance.
Le dossier complet Charges de copropriété : calcul, répartition et contestation
