Un bailleur ne peut demander au locataire que les charges récupérables prévues par une liste réglementaire. L’eau collective, l’entretien courant, certains services communs, l’ascenseur ou la taxe d’enlèvement des ordures ménagères peuvent être refacturés. Les travaux, les honoraires de gestion et l’assurance du propriétaire restent à sa charge.
En bref
- La liste des dépenses locatives récupérables est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987.
- Une charge de copropriété n’est pas automatiquement récupérable auprès du locataire.
- La régularisation annuelle exige un décompte détaillé et des justificatifs disponibles pendant six mois.
- La taxe d’enlèvement des ordures ménagères est récupérable, sauf ses frais de gestion.
- Une demande de régularisation peut porter sur les trois années précédentes, sous réserve des règles de prescription.
Cet article traite des locations d’habitation situées à Paris et dans la petite couronne Ouest, y compris lorsqu’un logement se trouve dans un immeuble en copropriété. Il ne remplace pas l’examen d’un bail, d’un décompte contesté ou d’une procédure déjà engagée devant la commission départementale de conciliation ou un tribunal.
Quelles dépenses le bailleur peut-il réellement refacturer au locataire ?
La règle de départ est stricte. Les charges récupérables, aussi appelées charges locatives, ne dépendent pas du choix du bailleur ni du montant appelé par le syndic. Elles figurent dans l’annexe du décret n° 87-713 du 26 août 1987, version consultée le 24 mars 2026. Une dépense absente de cette liste ne peut pas être ajoutée au décompte, même si elle concerne l’immeuble ou le logement loué.
L’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, version en vigueur consultée le 24 mars 2026, prévoit que les charges récupérables correspondent à trois ensembles. Il s’agit des services rendus liés à l’usage des locaux, de l’entretien courant et des menues réparations des parties communes, ainsi que des impositions correspondant à des services dont le locataire bénéficie directement.
Dans un immeuble avec eau collective, la consommation d’eau froide peut donc être intégrée à la récupération des charges. L’eau chaude collective, le chauffage collectif et l’électricité des couloirs peuvent également entrer dans la refacturation lorsqu’ils sont effectivement fournis au logement ou aux occupants. Le bailleur doit toutefois reprendre le montant réellement supporté pour son lot, puis appliquer la clé de répartition fournie par l’immeuble ou le relevé individuel lorsqu’il existe.
L’entretien des parties communes est récupérable lorsqu’il reste courant. Le nettoyage du hall, l’achat de produits d’entretien, le remplacement d’une ampoule dans une circulation commune ou l’entretien usuel des espaces verts peuvent être imputés au locataire. La même logique s’applique à certaines dépenses d’ascenseur, notamment l’électricité, les visites périodiques et les petites interventions prévues par le texte réglementaire.
Les services communs doivent bénéficier aux occupants
La dépense doit avoir une utilité identifiable pour l’occupant. Un logement situé dans un immeuble doté d’un chauffage collectif participe aux dépenses de combustible, de conduite et d’entretien courant du système. Un lot desservi par un ascenseur participe aux charges prévues pour cet équipement, selon les clés retenues par le règlement de copropriété et reprises dans le relevé des charges locatives.
Le gardien constitue un cas plus précis. La rémunération n’est récupérable intégralement que si la personne assure cumulativement l’élimination des rejets et l’entretien des parties communes. Si une seule de ces tâches est effectuée, seule une fraction de 40 % est récupérable, selon l’annexe au décret de 1987 consultée le 24 mars 2026. Les avantages en nature et cotisations associées suivent la même proportion.
Un appel de fonds de copropriété rassemble souvent des lignes très différentes. Le document adressé au bailleur ne suffit donc pas à établir ce qui doit être demandé au locataire. Le détail des dépenses, les clés de répartition et la nature de chaque poste doivent être relus avant toute régularisation.
Quelles charges de copropriété restent à la charge du bailleur ?
Les charges de copropriété payées au syndic ne sont pas, par nature, des charges locatives. Cette distinction évite une confusion fréquente. Le copropriétaire finance la conservation de l’immeuble, son administration et les décisions votées en assemblée générale. Le locataire supporte seulement la fraction des dépenses listées par le décret de 1987.
Les gros travaux restent donc supportés par le bailleur. Un ravalement de façade, la réfection d’une toiture, le remplacement complet d’une chaudière, une mise aux normes d’ascenseur ou la rénovation d’une colonne d’eau ancienne ne sont pas récupérables. Ces opérations améliorent, préservent ou remettent en état le bâti. Elles ne correspondent pas à un entretien courant facturable au locataire.
Les honoraires de syndic ne font pas partie des charges récupérables. Il en va de même des frais de gestion locative, de la rémunération liée à la recherche d’un nouvel occupant, des frais de contentieux et de la prime d’assurance propriétaire non occupant. Ces dépenses naissent de la qualité de propriétaire ou de bailleur, non de l’usage quotidien du logement par le locataire.
Le contrat conclu avec le syndic permet de repérer certains postes administratifs qui doivent être écartés du décompte locatif. La lecture du contrat type de syndic et de ses prestations aide notamment à distinguer le forfait de gestion, les vacations particulières et les frais liés aux décisions de copropriété. Aucun de ces honoraires ne devient récupérable parce qu’il apparaît sur un relevé annuel.
La taxe foncière ne se confond pas avec la taxe sur les ordures
La taxe foncière demeure à la charge du propriétaire. Une exception importante concerne la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, souvent appelée TEOM. Cette taxe peut être récupérée auprès du locataire lorsqu’elle figure sur l’avis de taxe foncière. En revanche, les frais de gestion prélevés par l’administration avec cette taxe ne sont pas récupérables.
Supposons que l’avis de taxe foncière fasse apparaître une TEOM de 286 € et des frais de gestion de 23 €. Le montant récupérable est calculé ainsi : 286 € − 23 € = 263 €. Si le logement a été loué neuf mois pendant l’année, la somme peut être proratisée : 263 € × 9 / 12 = 197,25 €. Remplacez ces chiffres par ceux de l’avis fiscal et par la période exacte d’occupation.
Le fonds de travaux, les provisions pour travaux futurs et les appels destinés à financer une rénovation énergétique ne sont pas davantage des dépenses locatives. Même lorsqu’un chantier produit ensuite des économies d’énergie, son financement initial reste attaché à la propriété du lot. La frontière à contrôler est donc celle entre service courant et investissement immobilier.
Comment calculer la récupération des charges sans reprendre tout l’appel de fonds ?
Une régularisation solide commence par le relevé individuel de charges adressé par le syndic au copropriétaire. Ce relevé doit être ventilé par nature de dépenses. Il faut isoler les postes récupérables, retirer les dépenses non récupérables, puis comparer le résultat avec les provisions déjà versées par le locataire.
Un exemple chiffré permet de suivre la méthode. Pour un lot donné, le relevé annuel mentionne 540 € d’eau et chauffage collectifs, 180 € de nettoyage et électricité des communs, 120 € d’ascenseur courant, 90 € de rémunération récupérable du gardien et 1 400 € de travaux de façade. La somme des dépenses récupérables est de 540 € + 180 € + 120 € + 90 € = 930 €. Les 1 400 € de travaux sont exclus.
Si le locataire a payé une provision mensuelle de 70 €, il a déjà versé 70 € × 12 = 840 €. Le solde annuel est donc de 930 € − 840 € = 90 € à demander. Si les provisions avaient atteint 1 020 €, le bailleur devrait au contraire restituer 1 020 € − 930 € = 90 €.
Cette méthode devient plus délicate si l’occupation n’a pas couvert une année entière. Pour une occupation de huit mois, une charge annuelle récupérable de 930 € se calcule ainsi : 930 € × 8 / 12 = 620 €, sous réserve que la dépense puisse être proratisée dans les conditions réelles du bail. Les consommations individualisées relevées au compteur doivent suivre les index constatés, et non une simple division par douze.
| Poste figurant dans les comptes | Traitement locatif | Montant retenu dans l’exemple | Motif |
|---|---|---|---|
| Eau et chauffage collectifs | Récupérable | 540 € | Service utilisé par l’occupant |
| Nettoyage et éclairage des communs | Récupérable | 180 € | Entretien courant et services communs |
| Entretien courant de l’ascenseur | Récupérable | 120 € | Postes prévus par le décret |
| Travaux de façade | Non récupérable | 0 € | Grosse réparation à la charge du bailleur |
| Honoraires de syndic | Non récupérable | 0 € | Frais d’administration de la copropriété |
Le calcul doit rester traçable. Un montant global intitulé « charges immeuble » ne permet pas au locataire de vérifier ce qui lui est demandé. La ventilation protège aussi le bailleur contre une récupération des charges incluant par erreur un poste de travaux ou d’administration.
Comment organiser la régularisation annuelle des charges locatives ?
Lorsque le bail prévoit des provisions sur charges, le bailleur doit procéder à une régularisation au moins une fois par an. L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989, version consultée le 24 mars 2026, impose de communiquer un décompte par nature de charges un mois avant la régularisation. Le document doit distinguer les dépenses retenues et les provisions déjà réglées.
Les pièces justificatives doivent rester à disposition du locataire pendant six mois à compter de l’envoi du décompte. Pour un lot en copropriété, elles comprennent généralement le décompte des charges du syndic, les factures utiles et, lorsque la répartition est collective, les éléments permettant de comprendre la clé appliquée. Le locataire peut demander à les consulter ; il ne s’agit pas d’une simple formalité.
Le montant des provisions doit être cohérent avec les charges passées et prévisibles. Un appel mensuel trop faible peut créer un solde annuel lourd, difficile à régler. Un appel nettement excessif immobilise à l’inverse une somme appartenant au locataire. La solution consiste à rapprocher le budget de l’année écoulée, les modifications décidées dans l’immeuble et les évolutions prévisibles des consommations collectives.
Le forfait de charges ne suit pas la même mécanique
En location meublée, le bail peut prévoir un forfait de charges plutôt que des provisions. L’article 25-10 de la loi du 6 juillet 1989, dans sa version consultée le 24 mars 2026, prévoit que ce forfait ne donne pas lieu à complément ni à régularisation ultérieure. Son montant ne doit pas être manifestement disproportionné par rapport aux charges dont le locataire aurait normalement été redevable.
Le choix entre forfait et provisions doit être visible dans le bail. Il ne peut pas être modifié unilatéralement au moment de demander une somme complémentaire. Si un forfait a été convenu, la refacturation annuelle détaillée n’a pas sa place. Si des provisions ont été prévues, la régularisation documentée devient obligatoire.
La demande peut remonter sur les trois dernières années, conformément à l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989, version consultée le 24 mars 2026. Cette faculté ne dispense pas de présenter des justificatifs ni de calculer chaque exercice séparément. Une régularisation tardive doit être examinée avec prudence, surtout lorsqu’un bail a pris fin ou qu’un désaccord existe déjà.
Quels documents vérifier avant d’adresser une demande de paiement ?
Le bailleur doit contrôler le bail, le relevé annuel du syndic, l’avis de taxe foncière et les provisions déjà encaissées. Ces quatre documents permettent de reconstituer la demande. Sans cette vérification, le risque est de confondre une dépense de propriétaire avec une charge d’usage, ou de facturer une seconde fois une somme déjà comprise dans le loyer.
Le règlement de copropriété peut contenir plusieurs clés de répartition. Un lot peut participer aux charges d’ascenseur, de bâtiment, de chauffage ou d’eau selon des tantièmes différents. Le bailleur n’a pas à inventer une nouvelle clé pour le locataire. Il reprend la part réellement appelée pour son lot, puis ne retient que ce qui est légalement récupérable.
Le décompte doit être lisible. Il peut présenter les dépenses par rubriques, indiquer les provisions reçues et faire apparaître clairement le solde. Une demande sans détail crée une contestation prévisible. Une ligne « régularisation 2025 : 640 € » sans ventilation ne permet pas de contrôler les dépenses locatives.
Lorsque le relevé du syndic mélange entretien, rénovation et frais administratifs sous un intitulé imprécis, le document complémentaire à demander est le relevé détaillé des charges par catégorie. Si la situation porte sur un litige déjà notifié, une retenue sur dépôt de garantie ou une mise en demeure, l’ADIL de Paris ou un avocat peut examiner les pièces et les délais applicables.
Avant d’envoyer le décompte, relisez chaque ligne à l’aune du décret de 1987. Une charge admise par la copropriété n’est récupérable sur le locataire que si elle correspond réellement à un service, à un entretien courant ou à une imposition expressément prévue.
Le bailleur peut-il refacturer le ravalement de l’immeuble au locataire ?
Non. Le ravalement constitue un travail de conservation ou de remise en état de l’immeuble. Il ne figure pas parmi les charges récupérables fixées par le décret n° 87-713 du 26 août 1987.
La taxe d’enlèvement des ordures ménagères est-elle récupérable ?
Oui. Le bailleur peut récupérer la TEOM figurant sur l’avis de taxe foncière, mais il doit retirer les frais de gestion associés à cette taxe.
Pendant combien de temps le locataire peut-il consulter les justificatifs ?
Les pièces justificatives du décompte de charges doivent être tenues à sa disposition pendant six mois après l’envoi de la régularisation, selon l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 consulté le 24 mars 2026.
Un bailleur peut-il demander une régularisation plusieurs années après ?
La prescription est de trois ans pour les sommes dues au titre du bail. Chaque exercice doit néanmoins être justifié et le calcul doit distinguer les charges récupérables des dépenses restant à la charge du propriétaire.
Le dossier complet Charges de copropriété : calcul, répartition et contestation
