Pour vendre un lot en copropriété, le syndic fournit surtout les informations collectives de l’immeuble et, avant l’acte, l’état daté qui arrête les comptes du vendeur. Le vendeur rassemble les autres pièces, transmet les documents à l’acquéreur et vérifie les charges, les travaux votés et le fonds de travaux avant la signature.
- Le règlement de copropriété, les procès-verbaux et le carnet d’entretien doivent éclairer l’acquéreur avant le compromis.
- Le pré-état daté informe sur les charges, les impayés collectifs et le fonds de travaux avant la vente.
- L’état daté est demandé au syndic par le notaire avant l’acte authentique et son coût est plafonné à 380 € TTC.
- Les dettes du vendeur envers le syndicat peuvent être retenues sur le prix de vente par opposition du syndic.
- Les travaux votés et les provisions exigibles doivent être répartis dans le compromis, sans attendre le rendez-vous chez le notaire.
Le présent contenu concerne la vente d’un logement en copropriété à Paris ou dans la petite couronne Ouest. Il ne traite ni de l’estimation du prix, ni du crédit, ni d’un litige déjà engagé entre un vendeur, un acquéreur ou le syndicat des copropriétaires.
Quels documents de copropriété doivent être remis avant le compromis de vente ?
La vente d’un lot ne porte pas uniquement sur un appartement, une chambre de service ou un local. Elle emporte aussi une quote-part dans les parties communes, des droits de vote, une participation aux charges et les conséquences des décisions prises en assemblée générale. L’acquéreur doit donc recevoir des documents qui décrivent l’immeuble autant que le lot vendu.
L’article L. 721-2 du Code de la construction et de l’habitation, dans sa version en vigueur consultée le 24 mars 2026, fixe les informations à communiquer lorsque le lot dépend d’un immeuble soumis au statut de la copropriété. Ces pièces sont annexées à la promesse de vente ou remises à l’acquéreur selon les formes prévues pour la notification de l’avant-contrat.
Le règlement de copropriété est le document de départ. Il indique la destination de l’immeuble, distingue les parties privatives des parties communes et organise la répartition des charges. Son état descriptif de division rattache au lot ses numéros, ses tantièmes et, selon les immeubles, des droits accessoires sur une cave, un parking ou une chambre de service.
Les modificatifs publiés du règlement doivent suivre le document initial. Une ancienne modification peut, par exemple, avoir changé la destination d’un lot, créé un droit de jouissance sur une cour ou modifié la clé de répartition d’un ascenseur. La distinction entre éléments privatifs et collectifs mérite d’être lue avec précision, notamment lorsqu’un acquéreur envisage des travaux. La lecture des parties communes et privatives en copropriété aide à repérer ce qui relève du règlement plutôt que de l’usage observé dans l’immeuble.
Les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années apportent une information plus vivante. Un règlement peut dater de plusieurs décennies. Les procès-verbaux montrent, eux, si la copropriété a voté un ravalement, une réfection de toiture, un remplacement de colonne d’eau, une procédure contre un copropriétaire débiteur ou une hausse du budget prévisionnel.
Dans un immeuble parisien ancien, la lecture d’un procès-verbal peut révéler un programme sur les canalisations, les façades, un ascenseur ou les planchers. Il ne suffit pas de lire le résultat du vote. Il faut consulter le montant global, la clé de répartition, le calendrier des appels de fonds et les éventuelles conditions suspensives inscrites dans la résolution.
Le vendeur transmet aussi le carnet d’entretien tenu par le syndic. Ce document recense notamment les travaux importants effectués dans l’immeuble et les contrats d’entretien en cours. Il ne remplace pas les procès-verbaux, car il ne dit pas toujours ce qui a été voté sans être encore réalisé. Les deux documents se lisent ensemble.
La fiche synthétique de la copropriété, le diagnostic technique global lorsqu’il existe et la notice d’information relative aux droits et obligations des copropriétaires complètent ce dossier. Le diagnostic technique global n’existe pas dans tous les immeubles. Lorsqu’il a été établi, il peut toutefois signaler des travaux nécessaires sur plusieurs années, ce qui intéresse directement l’acquéreur.
Un exemple permet de mesurer l’enjeu. Un lot détient 85 tantièmes sur 10 000. L’assemblée générale a voté un ravalement de 240 000 €, réparti aux tantièmes généraux. La quote-part théorique du lot est de 240 000 × 85 / 10 000, soit 2 040 €. Ce calcul ne remplace pas le décompte du syndic, car le règlement peut prévoir une clé particulière. Remplacez ces chiffres par le montant voté et les tantièmes figurant dans votre règlement de copropriété.
La transparence documentaire ne ralentit pas la procédure. Elle évite que l’acquéreur découvre, après le compromis, une décision collective qui aurait dû être expliquée avant sa signature.
Comment préparer le pré-état daté avant une vente de lot en copropriété ?
Le pré-état daté n’est pas l’état daté. Les deux documents comportent des données financières, mais ils n’interviennent pas au même moment et ne remplissent pas la même fonction. Le pré-état daté est une information remise à l’acquéreur avant le compromis ou avec celui-ci. Il lui permet de comprendre les charges du lot, la santé financière du syndicat et les sommes susceptibles de lui revenir après la vente.
Les informations financières exigées figurent à l’article L. 721-2 du Code de la construction et de l’habitation, version en vigueur consultée le 24 mars 2026. Elles portent notamment sur les charges courantes du budget prévisionnel et les charges hors budget réglées par le vendeur au titre des deux derniers exercices. Elles comprennent aussi les sommes susceptibles d’être dues au syndicat par l’acquéreur, le niveau global des impayés dans la copropriété, la dette éventuelle du syndicat envers ses fournisseurs ainsi que la quote-part du fonds de travaux attachée au lot.
Le pré-état daté peut être préparé à partir de documents déjà disponibles. Les appels de fonds, les relevés individuels de charges, les décomptes approuvés en assemblée générale, les derniers procès-verbaux et les informations de l’extranet constituent le socle utile. Le syndic peut fournir ces éléments, mais aucun plafond réglementaire ne limite le prix éventuellement demandé pour l’établissement d’un pré-état daté.
Cette absence de plafond explique une précaution simple. Avant de commander un document supplémentaire, vérifiez ce qui est accessible dans l’espace en ligne de la copropriété. Le contrat type de syndic, fixé par le décret n° 2015-342 du 26 mars 2015, version consultée le 24 mars 2026, intègre l’accès sécurisé aux documents dématérialisés parmi les prestations de gestion courante selon les conditions prévues au contrat.
Le point le plus sensible est souvent l’état global des impayés. Il ne désigne pas une dette propre au vendeur. Il indique la part des charges collectives qui n’a pas été recouvrée par le syndicat. Une copropriété peut continuer à fonctionner avec des retards limités. En revanche, des impayés élevés peuvent peser sur la trésorerie, retarder un chantier et conduire à des appels de fonds plus tendus pour les copropriétaires à jour.
Un exemple chiffré rend la ligne plus lisible. Supposons que le budget prévisionnel annuel de l’immeuble soit de 60 000 € et que les impayés déclarés atteignent 9 000 €. Le taux d’impayés rapporté au budget est de 9 000 / 60 000 × 100, soit 15 %. Ce pourcentage ne suffit pas à qualifier juridiquement la situation de la copropriété. Il donne une question précise à poser sur les procédures de recouvrement et l’ancienneté des sommes dues. Les mécanismes applicables sont détaillés dans ce dossier sur les charges impayées de copropriété.
Le fonds de travaux demande une lecture différente. Les sommes versées par le vendeur restent acquises au syndicat. Elles suivent le lot et ne sont pas restituées lors de la mutation. La quote-part mentionnée dans le pré-état daté informe donc l’acquéreur, mais elle ne constitue pas une créance récupérable par le vendeur auprès de la copropriété.
Le vendeur peut intégrer cette donnée dans la discussion sur le prix, sans présenter le fonds de travaux comme un remboursement exigible. Pour comprendre sa composition, le taux voté et son affectation, consultez les règles applicables au fonds de travaux en copropriété.
Le pré-état daté sert à éclairer l’acquéreur avant son engagement. Une donnée imprécise ou une annexe manquante peut reporter le point de départ de son délai de rétractation, au lieu de sécuriser la vente.
Quel document le syndic fournit-il avant l’acte authentique de vente ?
Avant la signature définitive, le notaire demande au syndic l’état daté. Ce document n’est pas une simple mise à jour du pré-état daté. Il fixe la situation comptable du lot à la date de la mutation et permet au notaire de répartir les sommes entre vendeur, acquéreur et syndicat des copropriétaires.
L’article 5 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, version en vigueur consultée le 24 mars 2026, prévoit que le syndic délivre au notaire un état daté avant l’établissement de l’acte de vente. Ce document est organisé en trois parties. La première recense les sommes dues par le vendeur au syndicat. La deuxième indique les sommes que le syndicat pourrait devoir au vendeur. La troisième identifie les sommes qui seront dues par l’acquéreur après le transfert de propriété.
| Document | Moment de la procédure de vente | Information principale | Interlocuteur habituel |
|---|---|---|---|
| Règlement de copropriété et modificatifs | Avant ou au compromis | Destination de l’immeuble, tantièmes et répartition des charges | Vendeur, syndic ou service de publicité foncière |
| Procès-verbaux des trois dernières assemblées générales | Avant ou au compromis | Travaux, budget, contentieux et décisions votées | Vendeur et syndic |
| Pré-état daté | Avant ou au compromis | Charges, impayés, fonds de travaux et données financières collectives | Vendeur, avec documents du syndic |
| État daté | Avant l’acte authentique | Comptes arrêtés entre vendeur, syndicat et acquéreur | Syndic, à la demande du notaire |
Le coût de l’état daté est plafonné. L’article 10-1 b de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, version en vigueur consultée le 24 mars 2026, renvoie à un plafond fixé par voie réglementaire. Le décret n° 2020-153 du 21 février 2020, version consultée le 24 mars 2026, fixe ce maximum à 380 € TTC. Le montant est en principe supporté par le vendeur, sauf clause différente dans l’acte.
Ce plafond concerne l’état daté lui-même. Il ne couvre pas automatiquement toute demande distincte, notamment un pré-état daté établi avant le compromis ou la copie d’archives demandée hors des documents déjà accessibles. La facture doit donc identifier clairement la prestation concernée.
Un lot peut présenter plusieurs mouvements comptables. Prenons un compte individuel qui indique 520 € de provisions trimestrielles appelées, 140 € de travaux devenus exigibles et un avoir de 65 € lié à une régularisation antérieure. Le solde théorique avant prise en compte d’autres écritures est de 520 + 140 – 65, soit 595 €. L’état daté ne se limite jamais à cette addition. Il tient compte des appels effectivement exigibles, des paiements enregistrés, des avances et des décisions de répartition applicables à la date de l’acte.
Le notaire contrôle ensuite le mécanisme de garantie du syndicat. L’article 20 de la loi du 10 juillet 1965, version en vigueur consultée le 24 mars 2026, permet au syndic de former opposition au versement du prix lorsque le vendeur est débiteur. La somme nécessaire est alors retenue sur le prix jusqu’au règlement de la créance déclarée.
Cette opposition ne transfère pas au nouvel acquéreur les dettes personnelles du vendeur. Elle protège le syndicat contre le risque que le prix soit versé avant l’apurement du compte. La vérification du solde individuel plusieurs semaines avant l’acte réduit le risque d’une retenue découverte au dernier moment.
Comment répartir les charges et les travaux votés lors de la vente du lot ?
La date de signature ne règle pas à elle seule toutes les questions de charges. La copropriété applique ses propres appels de fonds et réclame les provisions à la personne qui est copropriétaire à la date où elles deviennent exigibles. Entre vendeur et acquéreur, le compromis peut toutefois prévoir une répartition économique différente, souvent au prorata du temps d’occupation sur le trimestre.
L’article 6-2 du décret du 17 mars 1967, version en vigueur consultée le 24 mars 2026, règle la répartition à l’égard du syndicat. Les provisions du budget prévisionnel deviennent dues par le copropriétaire vendeur ou acquéreur selon leur date d’exigibilité. Les provisions pour dépenses non comprises dans le budget prévisionnel sont dues par celui qui est copropriétaire au moment où elles deviennent exigibles.
Cette règle appelle une distinction. Le syndicat ne tient pas compte d’un accord privé de prorata inscrit au compromis. Il adresse son appel à la personne légalement redevable à la date prévue. L’accord entre les parties organise seulement un remboursement ou une compensation entre elles, généralement par le notaire lors de l’acte.
Un exemple chiffré permet de séparer les deux plans. Une provision trimestrielle de charges est de 900 € et devient exigible le 1er avril. La vente est signée le 15 mai. À l’égard du syndicat, le copropriétaire au 1er avril reste redevable des 900 €. Les parties peuvent néanmoins prévoir un partage sur 91 jours de trimestre, avec 45 jours avant la vente et 46 jours après. La part conventionnelle du vendeur est de 900 × 45 / 91, soit 445,05 €. Celle de l’acquéreur est de 900 × 46 / 91, soit 454,95 €. Remplacez la date, le montant et le nombre de jours par ceux du compromis.
Les travaux votés exigent le même niveau de précision. Le vote d’un ravalement, d’une toiture ou d’un remplacement de colonnes ne signifie pas toujours que la totalité de la dépense est immédiatement exigible. L’assemblée générale vote souvent un calendrier d’appels. Le débiteur change donc selon la date d’exigibilité de chaque échéance, sauf arrangement contractuel entre vendeur et acquéreur.
La résolution votée doit être relue avec son annexe financière. Si l’assemblée a adopté 180 000 € de travaux, répartis en trois appels de 60 000 €, il faut savoir quels appels sont déjà exigibles et lesquels ne le sont pas encore. Pour un lot doté de 120 tantièmes sur 10 000, une répartition aux tantièmes généraux donnerait 60 000 × 120 / 10 000, soit 720 € par appel. Cette méthode n’est valable que si la résolution applique cette clé. Les tantièmes de charges et les tantièmes de vote peuvent différer selon le règlement.
La majorité ayant permis de voter les travaux est également visible dans le procès-verbal. Les règles des articles 24, 25 et 26 de la loi de 1965 ne produisent pas les mêmes effets selon la nature du chantier. La page consacrée aux majorités en assemblée générale de copropriété permet de vérifier la règle retenue avant de tirer une conséquence du vote.
Le fonds de travaux suit une logique à part. Les cotisations déjà versées ne sont pas remboursées au vendeur par le syndicat. Elles demeurent attachées au lot et bénéficient à son nouvel titulaire. Cette donnée doit être annoncée dans le dossier financier, puis traitée dans la négociation sans être confondue avec une dette ou une provision exigible.
La vente devient plus lisible lorsque chaque appel est rattaché à une date d’exigibilité, à une résolution et à une clé de répartition identifiable dans les documents de copropriété.
Quels documents supplémentaires prévoir si le lot vendu est loué ?
Un lot loué se vend avec un contrat en cours. L’acquéreur devient bailleur à la place du vendeur et reprend les droits comme les obligations résultant du bail. La vente ne permet pas, à elle seule, de modifier le loyer, la durée du contrat, les clauses relatives aux charges récupérables ou les conditions d’occupation.
Le dossier remis à l’acquéreur doit donc contenir le bail signé, ses avenants, l’état des lieux d’entrée, les dernières quittances et les éléments utiles à la régularisation des charges. Ces documents ne sont pas fournis par le syndic. Ils relèvent du vendeur bailleur. Le syndic reste néanmoins une source importante pour les décomptes annuels, car les charges récupérables sur le locataire partent souvent de dépenses collectives figurant dans les comptes de la copropriété.
Le dépôt de garantie doit être pris en compte dans l’acte. Il a été versé par le locataire et devra, à la fin du bail, être restitué par le propriétaire alors en place, sous réserve des retenues justifiées. Lors de la vente, son montant est habituellement transféré à l’acquéreur par une ligne comptable ou une diminution correspondante du prix versé au vendeur.
Les charges locatives nécessitent une clause attentive lorsque les comptes de copropriété ne sont pas encore approuvés. Il peut exister un décalage entre les provisions mensuelles reçues du locataire et la régularisation annuelle calculée à partir des comptes définitifs. Le compromis peut préciser qui établira cette régularisation, qui adressera le décompte au locataire et comment sera réparti un éventuel solde entre vendeur et acquéreur.
Un calcul simple montre l’enjeu. Le locataire a versé 1 200 € de provisions sur charges pendant l’année. Après approbation des comptes, les dépenses récupérables réelles s’élèvent à 1 080 €. La régularisation en faveur du locataire est de 1 200 – 1 080, soit 120 €. Ce montant doit être distingué des charges non récupérables qui restent à la charge du bailleur, comme certaines dépenses d’administration de la copropriété.
Une vente libre d’occupation relève d’un calendrier différent. Le congé pour vendre doit respecter les formes et les délais du bail, ainsi que le droit de préemption éventuel du locataire. Cette démarche se prépare bien avant la mise sur le marché. Elle ne peut pas être improvisée lorsqu’un acquéreur souhaite occuper le logement.
Lorsque le bien est situé à Paris et qu’il a fait l’objet d’une location meublée touristique, l’acquéreur doit aussi recevoir une information claire sur les autorisations éventuellement obtenues, les décisions d’assemblée générale et les limites résultant du règlement de copropriété. La vente ne transforme pas une autorisation temporaire ou personnelle en droit automatique pour le nouvel acquéreur. Les règles applicables sont présentées dans ce guide sur la location meublée touristique en copropriété.
Le dossier locatif doit être cohérent avec le dossier de copropriété. Un bail mentionnant des provisions de charges ne dispense pas de vérifier les dépenses collectives qui servent à leur régularisation.
Quelle procédure suivre avec le syndic pour éviter un retard de vente ?
Le calendrier de vente dépend moins de la signature que de la disponibilité des pièces. Une demande faite au syndic après la découverte d’un acquéreur arrive souvent trop tard pour alimenter immédiatement le compromis. Les documents anciens doivent être recherchés, les comptes vérifiés et l’état daté préparé avec le notaire.
La procédure gagne en clarté lorsqu’elle commence avant la mise en vente. Le vendeur rassemble d’abord ce qu’il détient déjà. Il vérifie ensuite l’extranet, le relevé de compte individuel et les derniers procès-verbaux. Le syndic intervient pour fournir les éléments collectifs manquants et établir l’état daté demandé avant l’acte.
- Rassemblez le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et les modificatifs publiés.
- Réunissez les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et le carnet d’entretien.
- Contrôlez le solde du compte individuel, les appels de fonds à venir et les travaux votés.
- Préparez le pré-état daté à partir des documents financiers vérifiés.
- Transmettez au notaire les coordonnées du syndic afin qu’il demande l’état daté avant l’acte.
Le diagnostic technique du logement suit un autre circuit. Le dossier de diagnostic technique comprend les diagnostics applicables au bien selon sa date de construction, ses installations et sa localisation. Il ne provient pas du syndic, même si les documents collectifs peuvent compléter certaines informations relatives à l’immeuble. La surface privative dite loi Carrez doit également être vérifiée avant la vente.
L’article 46 de la loi du 10 juillet 1965, version en vigueur consultée le 24 mars 2026, ouvre une action en diminution du prix lorsque la superficie réelle est inférieure de plus d’un vingtième à celle exprimée dans l’acte. Une superficie annoncée de 40 m² alors que la surface réelle est de 37 m² présente un écart de 3 m². Le seuil d’un vingtième de 40 m² est de 40 / 20, soit 2 m². L’écart dépasse ce seuil. La question doit être traitée avec le notaire et, si nécessaire, avec un professionnel compétent avant la signature.
Les décisions récentes de l’assemblée générale doivent être annoncées clairement. Un acquéreur découvrira les travaux votés dans les procès-verbaux. L’information anticipée permet de présenter le montant, le calendrier des appels et la clause proposée pour leur répartition. Elle évite que la discussion sur les charges ne ressurgisse à la veille de l’acte authentique.
Lorsque le syndic tarde à communiquer une pièce indispensable ou lorsqu’un désaccord porte sur le décompte, gardez les demandes écrites et transmettez-les au notaire. Si la vente est déjà compromise par une contestation juridique, l’interlocuteur adapté est un avocat en droit immobilier ou l’ADIL de Paris, non une lecture isolée des documents.
Avant de signer le compromis, vérifiez que le notaire dispose des documents de copropriété, des diagnostics et de la liste exacte des travaux ou charges qui devront être traités dans l’acte.
Qui demande l’état daté au syndic lors d’une vente ?
Le notaire demande habituellement l’état daté au syndic avant l’acte authentique. Le document permet d’arrêter les comptes du lot entre le vendeur, le syndicat des copropriétaires et l’acquéreur.
Quel est le prix maximal de l’état daté ?
Le coût de l’état daté est plafonné à 380 € TTC par le décret n° 2020-153 du 21 février 2020, dans sa version en vigueur consultée le 24 mars 2026. Ce plafond ne vise pas nécessairement les prestations distinctes, comme un pré-état daté facturé séparément.
Le vendeur récupère-t-il sa quote-part du fonds de travaux ?
Non. Les cotisations versées au fonds de travaux restent acquises au syndicat des copropriétaires et suivent le lot. Le vendeur peut en tenir compte dans la négociation du prix, mais ne peut pas en demander le remboursement au syndicat.
Les dettes de charges du vendeur passent-elles à l’acquéreur ?
Les dettes personnelles du vendeur ne sont pas transmises à l’acquéreur. Le syndic peut former opposition sur le prix de vente afin d’obtenir le paiement des sommes dues au syndicat avant le versement du solde au vendeur.
Le dossier complet Syndic de copropriété : rôle, missions et obligations
